Legitymacja ubezpieczeniowa dowodem poświadczającym staż i wysokość zarobków do emerytury

W grudniu br. pracownik ukończy wiek emerytalny i zamierza złożyć wniosek o emeryturę. Do jej wyliczenia chciałby wskazać m.in. zarobki z lat 1990-2000. Jeden zakład pracy, w którym był zatrudniony w tych latach, uległ likwidacji, a drugi nie posiada dokumentacji płacowej. Czy do udokumentowania okresu zatrudnienia i wysokości zarobków wystarczą wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej?

Tak, o ile legitymacja zawiera odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganym w tym czasie wynagrodzeniu.

Środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia. Nie są one wymagane wówczas, gdy konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia lub gdy zostały już wcześniej złożone w ZUS dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy lub odrębnych przepisów. Tak wynika z § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. nr 237, poz. 1412).

W sytuacji gdy zakład pracy nie posiada dokumentacji płacowej, dowodem potwierdzającym wysokość zarobków w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych może być również legitymacja ubezpieczeniowa, zawierająca odpowiednie wpisy. Gdyby jednak pracownik nie posiadał legitymacji (lub nie zawierałaby ona wpisów dotyczących okresów zatrudnienia i uzyskiwanych w tym czasie zarobków), to ustalenie wysokości zarobków jest możliwe na podstawie dokumentacji zastępczej (tj. akt osobowych pracownika). Pracodawca wystawiając zaświadczenie o wynagrodzeniu na podstawie dokumentacji zastępczej, uwzględnia w nim składniki wynagrodzenia, które bezwarunkowo przysługiwały w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości. Mowa tu o wynagrodzeniu określonym w stałej miesięcznej wysokości oraz składnikach wynagrodzenia określonych kwotowo. Mogą być również uwzględnione inne składniki wynagrodzenia, takie jak premie, pod warunkiem, że posiadana przez pracodawcę dokumentacja wskazuje na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości (od której opłacono składki na ubezpieczenia społeczne). Jeśli pracownik otrzymywał wynagrodzenie godzinowe, to może zostać wskazane w zaświadczeniu, jeśli w aktach osobowych zachowano informacje dotyczące liczby faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie (pozwalającej na obliczenie kwoty wynagrodzenia osiągniętego w danym miesiącu).

Ważne: W razie likwidacji zakładu pracy odpowiednie dowody można uzyskać w jednostce upoważnionej do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Jednostki te nie wystawiają zaświadczeń o wysokości zarobków na druku ZUS Rp-7, wydają natomiast odpisy, wyciągi i kopie przechowywanych dokumentów.

Zwracamy uwagę! Jeżeli nie jest możliwe ustalenie podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, ZUS przyjmuje kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy (art. 15 ust. 2a ustawy emerytalnej).